Met zogenaamde 'stand up meetings' (oftewel – staande vergaderingen) kunnen bedrijven volgens TNO miljarden besparen. Het onderzoeksbureau meldt dat de besparingen zelfs op kunnen lopen tot 10 miljard euro. Niet iedereen kan lang staan, waardoor men sneller tot een besluit komt. Het gevolg is dat vergaderingen korter duren. Vergaderen kost jaarlijks 30 miljard euro in tijd. Door te gaan staan kan deze kostenpost dus met een derde worden verminderd.
Het onderzoek werd uitgevoerd met een in hoogte verstelbare tafel, waardoor deelnemers aan de vergadering zelf de keus werd gelaten om te zitten of te staan. Van de 92 proefpersonen, die een half jaar lang 'stand up meetings' hebben bijgewoond, wil 85 procent graag doorwerken met de in hoogte verstelbare vergadertafel. Van degenen die de tafel (half) zittend hebben gebruikt, wil 79 procent de tafel blijven gebruiken.
Verstelbare vergadertafel
Volgens TNO gaat de kortere vergadertijd niet ten koste van de kwaliteit van de besluitvorming. "Staand vergaderen is sneller, maar niet iedere vergadering leent zich voor het staand vergaderen. Nadeel van een hoge stavergadertafel is dat men altijd moet staan. Een stavergadertafel leent zich daarom niet voor een langdurige vergadering of een vergadering met deelnemers die moeilijk kunnen staan. Het plaatsen van een dergelijke tafel betekent ook dat de ruimte niet meer geschikt is voor alle vergaderingen en alle type deelnemers. Een in hoogte verstelbare vergadertafel heeft deze nadelen niet", aldus het TNO.
Alleen maar beter…….Korter vergaderen of gewoon helemaal niet. Vergaderen om het vergaderen levert niets op! Dikwijls lange vergaderingen en dan denk je aan het eind van de dag: “Wat heb ik vandaag nu eigenlijk gedaan?” Nou niets nuttigs natuurlijk, behalve een relaxt dagje met veel koffie en lampjes tellen in de vergaderruimte. Het begint erop te lijken dat over alles vergaderd moet worden en voor ieder apart onderwerp wordt weer een nieuw team in het leve geroepen en die moeten natuurlijk iedere week minstens een halve dag vergaderen. Gaan ze klagen over werkdruk, te weinig capaciteit en personeelstekort. Gewoon de vergaderingen inkorten, stopzetten of door de juiste mensen laten uitvoeren de de helft van het personeelstekort is opgelost!
Pingback: Overbodige vergaderingen? Zo kom je er vanaf… | Carriere